Gästeliste für die Hochzeit.
Die Gästeliste ist die Stellschraube, an der alles andere hängt: Budget, Location, Catering, Sitzplan. Hier steht, wie ihr sie aufbaut, wie ihr Zusagen einsammelt und wie am Ende ein Sitzplan daraus wird.
Eure Gästeliste.
Namen eintragen, A- und B-Liste trennen, Zusagen abhaken. Bleibt in diesem Browser gespeichert, ganz ohne Anmeldung.
Noch niemand eingetragen. Fangt mit den Menschen an, bei denen ihr euch sicher seid: das ist eure A-Liste.
Wie viele Tische braucht ihr?
Faustregel: Plant einen Tisch mehr ein, als die Rechnung ergibt. Kurzfristige Umstellungen gibt es fast immer.
Die Gästeliste aufbauen
Fangt getrennt an. Beide schreiben unabhängig voneinander auf, wen sie unbedingt dabeihaben wollen, ohne über Budget oder Platz nachzudenken. Danach legt ihr die Listen nebeneinander. Was doppelt auftaucht, ist gesetzt. Über den Rest redet ihr.
Dann teilt ihr in eine A- und eine B-Liste. Auf die A-Liste kommt, wer ohne Diskussion dabei ist: engste Familie, beste Freund:innen, die Menschen, deren Fehlen euch den Tag verderben würde. Auf die B-Liste kommen die, die ihr gern dabeihättet, wenn Budget und Platz es hergeben. Wenn von der A-Liste jemand absagt, rückt jemand von der B-Liste nach.
Diese Trennung klingt hart, sie erspart euch aber die schwierigste Diskussion der ganzen Planung. Und sie ist ehrlich: Jede Hochzeit hat eine Grenze, die Frage ist nur, ob ihr sie bewusst zieht oder ob das Budget sie später für euch zieht.
Zehn Gäste weniger sparen im Schnitt mehr als jede Verhandlung mit einem einzelnen Anbieter.
Wie viele Gäste lädt man zur Hochzeit ein?
Die durchschnittliche Hochzeit in Deutschland hat 60 bis 80 Gäste. Das ist aber kein Richtwert, sondern nur die Mitte einer sehr breiten Verteilung. Sinnvoller ist die Frage andersherum: Welche Größe passt zu dem Tag, den ihr euch vorstellt?
| Größe | Gäste | Wie sich der Tag anfühlt |
|---|---|---|
| Elopement | 0 bis 10 | Nur ihr und die Trauzeug:innen. Kein Zeitplan, keine Reden. |
| Micro Wedding | 10 bis 30 | Ihr sprecht mit jedem Gast in Ruhe. Ein langer Tisch reicht. |
| Klassisch klein | 30 bis 60 | Familie und enge Freund:innen. Persönlich, aber mit Feiercharakter. |
| Klassisch | 60 bis 100 | Der Normalfall. Ihr schafft es nicht an jeden Tisch, plant Zeit dafür ein. |
| Groß | über 100 | Braucht klare Abläufe, Ansagen und meist eine Moderation. |
Der wichtigste Effekt liegt nicht beim Geld, sondern bei euch: Ab etwa 80 Gästen wird der Tag zu einem Terminplan. Viele Paare erzählen hinterher, dass sie mit der Hälfte der Gäste doppelt so viel vom Tag gehabt hätten.
Die drei Fragen, die eine Gästeliste kürzen
Wenn ihr feststeckt, geht die Liste mit diesen drei Fragen durch. Sie funktionieren besser als jede Kategorie:
- Haben wir in den letzten zwei Jahren miteinander gesprochen? Nicht kommentiert, nicht liebe Grüße zum Geburtstag. Gesprochen.
- Würden wir diese Person zum Abendessen zu zweit einladen? Wenn nein, gehört sie selten auf eine Hochzeit mit 60 Plätzen.
- Laden wir sie ein, weil wir wollen, oder weil wir Ärger vermeiden wollen? Beides ist ein legitimer Grund. Aber ihr solltet wissen, welcher gerade zutrifft.
Plus-One: wer darf jemanden mitbringen?
Legt eine Regel fest und wendet sie auf alle an. Alles andere endet in Erklärungsnot. Üblich und gut vermittelbar ist: Wer verheiratet, verlobt oder seit mehr als einem Jahr in einer festen Beziehung ist, bekommt eine Begleitung. Alle anderen nicht.
Schreibt die Namen auf die Einladung, nicht „und Begleitung". Sobald ein Name daraufsteht, ist die Frage geklärt, bevor sie gestellt wird.
Kinder einladen oder nicht?
Beides ist in Ordnung, nur nicht halb. Eine Hochzeit ohne Kinder braucht eine klare, freundliche Ansage in der Einladung und idealerweise einen Hinweis auf Betreuungsmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe. Eine Hochzeit mit Kindern braucht einen Plan: Betreuung während der Reden, ein eigener Raum, kindgerechtes Essen, ein früher Rückzugsort.
Was nicht funktioniert: Kinder erlauben, aber nur bei der Familie. Das merkt jeder, und es kränkt.
Rechnet mit Absagen
Zwischen Einladung und Feier sagen erfahrungsgemäß 10 bis 20 Prozent ab. Bei Gästen mit langer Anreise oder kleinen Kindern liegt die Quote höher, bei enger Familie deutlich niedriger. Verlasst euch aber nicht darauf: Wer 78 Personen für 70 Plätze einlädt und dann nur drei Absagen bekommt, sitzt fest. Ladet bis zu eurer Kapazität ein und rückt von der B-Liste nach, sobald die ersten Absagen tatsächlich da sind. Dann hängt eure Planung an keiner Quote.
Wartet mit dem Nachrücken von der B-Liste aber nicht bis zur RSVP-Frist. Eine Einladung, die vier Wochen vor der Hochzeit kommt, fühlt sich für den Gast genau so an, wie sie ist.
Was außer Namen in die Liste gehört
Aus einer Namensliste wird im Lauf der Planung eine Datensammlung. Wenn diese Felder von Anfang an mitlaufen, müsst ihr später nicht in alten Nachrichten suchen, wer vegetarisch isst:
- Adresse und Einladung verschickt — sonst wisst ihr nach vierzig Kuverts nicht mehr, wer fehlt
- Zu- oder Absage mit Datum, plus offene Nachfragen
- Begleitung und Kinder, jeweils namentlich statt als Zahl
- Allergien, Unverträglichkeiten, Essenspräferenzen — das braucht das Catering, meist vier Wochen vorher
- Besondere Anforderungen wie Barrierefreiheit oder Anreise mit Übernachtung
- Tischzuordnung, sobald der Sitzplan steht
Und führt eine Liste, nicht fünf. Sobald Dateien wie „Gaesteliste_final2_wirklichfinal" entstehen, stehen in zwei Versionen unterschiedliche Zahlen, und ihr meldet dem Catering die falsche.
Zusagen einsammeln, ohne Papierberg.
Save-the-Dates gehen 8 bis 12 Monate vorher raus, die Einladungen 3 bis 4 Monate vorher. Setzt eine RSVP-Frist etwa 6 Wochen vor dem Termin, dann bleibt Zeit für Sitzordnung und die finale Zahl fürs Catering.
Der Sitzplan, ohne Familiendrama.
Setzt zuerst die schwierigen Fälle, nicht die einfachen. Wer nicht nebeneinander sitzen darf, bestimmt den Plan stärker als alles andere. Der Rest verteilt sich danach fast von allein.
Welche Tischform passt zu euch?
Die Tischform entscheidet mehr über die Stimmung als die Deko. Sie bestimmt, wer mit wem reden kann.
| Form | Plätze | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Runde Tische | 8 bis 12 | ihr viele Gäste habt und wollt, dass sich Gruppen mischen |
| Lange Tafeln | beliebig | ihr eine gemeinsame Tischgesellschaft wollt. Gespräche laufen aber nur nach links, rechts und gegenüber. |
| U-Form | bis etwa 40 | alle das Brautpaar sehen sollen und es Reden gibt |
| Kleine Vierertische | 4 bis 6 | ihr eine lockere Restaurant-Atmosphäre wollt, ohne festen Ablauf |
Faustregel für den Platzbedarf: Pro Gast rechnet ihr 60 bis 70 Zentimeter Tischkante. Ein runder Tisch mit 1,80 Meter Durchmesser trägt damit bequem 10 Personen, mit Mühe 12. Zwischen zwei Tischen sollten 1,50 Meter frei bleiben, sonst kommt das Servicepersonal nicht durch.
Die Reihenfolge, in der ihr setzt
- Konflikte zuerst. Wer nicht nebeneinander sitzen darf, wird als Erstes verteilt. Alles andere ordnet sich danach.
- Dann die Brauttische. Eltern, Trauzeug:innen, Geschwister. Meist in Sichtweite zu euch.
- Dann die Alleinkommenden. Sie brauchen einen Tisch, an dem sie Anschluss finden, nicht den Restplatz.
- Zum Schluss die einfachen Gruppen. Freundeskreise und Kolleg:innen sitzen fast von allein.
Und plant einen Reservetisch ein. In den letzten zwei Wochen ändert sich fast immer noch etwas.
Fragen zu Gästen und Sitzplan
01Wie viele Tische brauchen wir für unsere Hochzeit?
02Wann verschickt man die Einladungen zur Hochzeit?
03Lohnt sich digitales RSVP?
04Wie viele Gäste lädt man zur Hochzeit ein?
05Wer darf eine Begleitung mitbringen?
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