Gäste, RSVP und Sitzplan

Gästeliste für die Hochzeit.

Die Gästeliste ist die Stellschraube, an der alles andere hängt: Budget, Location, Catering, Sitzplan. Hier steht, wie ihr sie aufbaut, wie ihr Zusagen einsammelt und wie am Ende ein Sitzplan daraus wird.

Wie viele Tische braucht ihr?

Gäste

Plätze pro Tisch

0 Tische

0 freie Plätze am letzten Tisch

0 Tische inklusive Puffer

Gästeliste in HeyBride anlegen

Faustregel: Plant einen Tisch mehr ein, als die Rechnung ergibt. Kurzfristige Umstellungen gibt es fast immer.

Die Gästeliste aufbauen

Fangt getrennt an. Beide schreiben unabhängig voneinander auf, wen sie unbedingt dabeihaben wollen, ohne über Budget oder Platz nachzudenken. Danach legt ihr die Listen nebeneinander. Was doppelt auftaucht, ist gesetzt. Über den Rest redet ihr.

Dann teilt ihr in eine A- und eine B-Liste. Auf die A-Liste kommt, wer ohne Diskussion dabei ist: engste Familie, beste Freund:innen, die Menschen, deren Fehlen euch den Tag verderben würde. Auf die B-Liste kommen die, die ihr gern dabeihättet, wenn Budget und Platz es hergeben. Wenn von der A-Liste jemand absagt, rückt jemand von der B-Liste nach.

Diese Trennung klingt hart, sie erspart euch aber die schwierigste Diskussion der ganzen Planung. Und sie ist ehrlich: Jede Hochzeit hat eine Grenze, die Frage ist nur, ob ihr sie bewusst zieht oder ob das Budget sie später für euch zieht.

Zehn Gäste weniger sparen im Schnitt mehr als jede Verhandlung mit einem einzelnen Anbieter.

Wie viele Gäste lädt man zur Hochzeit ein?

Die durchschnittliche Hochzeit in Deutschland hat 60 bis 80 Gäste. Das ist aber kein Richtwert, sondern nur die Mitte einer sehr breiten Verteilung. Sinnvoller ist die Frage andersherum: Welche Größe passt zu dem Tag, den ihr euch vorstellt?

Größe	Gäste	Wie sich der Tag anfühlt
Elopement	0 bis 10	Nur ihr und die Trauzeug:innen. Kein Zeitplan, keine Reden.
Micro Wedding	10 bis 30	Ihr sprecht mit jedem Gast in Ruhe. Ein langer Tisch reicht.
Klassisch klein	30 bis 60	Familie und enge Freund:innen. Persönlich, aber mit Feiercharakter.
Klassisch	60 bis 100	Der Normalfall. Ihr schafft es nicht an jeden Tisch, plant Zeit dafür ein.
Groß	über 100	Braucht klare Abläufe, Ansagen und meist eine Moderation.

Der wichtigste Effekt liegt nicht beim Geld, sondern bei euch: Ab etwa 80 Gästen wird der Tag zu einem Terminplan. Viele Paare erzählen hinterher, dass sie mit der Hälfte der Gäste doppelt so viel vom Tag gehabt hätten.

Die drei Fragen, die eine Gästeliste kürzen

Wenn ihr feststeckt, geht die Liste mit diesen drei Fragen durch. Sie funktionieren besser als jede Kategorie:

Haben wir in den letzten zwei Jahren miteinander gesprochen? Nicht kommentiert, nicht liebe Grüße zum Geburtstag. Gesprochen.
Würden wir diese Person zum Abendessen zu zweit einladen? Wenn nein, gehört sie selten auf eine Hochzeit mit 60 Plätzen.
Laden wir sie ein, weil wir wollen, oder weil wir Ärger vermeiden wollen? Beides ist ein legitimer Grund. Aber ihr solltet wissen, welcher gerade zutrifft.

Plus-One: wer darf jemanden mitbringen?

Legt eine Regel fest und wendet sie auf alle an. Alles andere endet in Erklärungsnot. Üblich und gut vermittelbar ist: Wer verheiratet, verlobt oder seit mehr als einem Jahr in einer festen Beziehung ist, bekommt eine Begleitung. Alle anderen nicht.

Schreibt die Namen auf die Einladung, nicht „und Begleitung". Sobald ein Name daraufsteht, ist die Frage geklärt, bevor sie gestellt wird.

Kinder einladen oder nicht?

Beides ist in Ordnung, nur nicht halb. Eine Hochzeit ohne Kinder braucht eine klare, freundliche Ansage in der Einladung und idealerweise einen Hinweis auf Betreuungsmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe. Eine Hochzeit mit Kindern braucht einen Plan: Betreuung während der Reden, ein eigener Raum, kindgerechtes Essen, ein früher Rückzugsort.

Was nicht funktioniert: Kinder erlauben, aber nur bei der Familie. Das merkt jeder, und es kränkt.

Rechnet mit Absagen

Zwischen Einladung und Feier sagen erfahrungsgemäß 10 bis 20 Prozent ab. Bei Gästen mit langer Anreise oder kleinen Kindern liegt die Quote höher, bei enger Familie deutlich niedriger. Plant deshalb nicht knapp: Wenn ihr 70 Plätze habt, könnt ihr meist 78 bis 80 Personen einladen, ohne dass es eng wird.

Wartet mit dem Nachrücken von der B-Liste aber nicht bis zur RSVP-Frist. Eine Einladung, die vier Wochen vor der Hochzeit kommt, fühlt sich für den Gast genau so an, wie sie ist.

RSVP

Zusagen einsammeln, ohne Papierberg.

Save-the-Dates gehen 8 bis 12 Monate vorher raus, die Einladungen 3 bis 4 Monate vorher. Setzt eine RSVP-Frist etwa 6 Wochen vor dem Termin, dann bleibt Zeit für Sitzordnung und die finale Zahl fürs Catering.

Warum ein QR-Code besser ist als die Antwortkarte

Sitzplan

Der Sitzplan, ohne Familiendrama.

Setzt zuerst die schwierigen Fälle, nicht die einfachen. Wer nicht nebeneinander sitzen darf, bestimmt den Plan stärker als alles andere. Der Rest verteilt sich danach fast von allein.

So erstellt ihr eine Sitzordnung, die alle glücklich macht

Welche Tischform passt zu euch?

Die Tischform entscheidet mehr über die Stimmung als die Deko. Sie bestimmt, wer mit wem reden kann.

Form	Plätze	Passt, wenn
Runde Tische	8 bis 12	ihr viele Gäste habt und wollt, dass sich Gruppen mischen
Lange Tafeln	beliebig	ihr eine gemeinsame Tischgesellschaft wollt. Gespräche laufen aber nur nach links, rechts und gegenüber.
U-Form	bis etwa 40	alle das Brautpaar sehen sollen und es Reden gibt
Kleine Vierertische	4 bis 6	ihr eine lockere Restaurant-Atmosphäre wollt, ohne festen Ablauf

Faustregel für den Platzbedarf: Pro Gast rechnet ihr 60 bis 70 Zentimeter Tischkante. Ein runder Tisch mit 1,80 Meter Durchmesser trägt damit bequem 10 Personen, mit Mühe 12. Zwischen zwei Tischen sollten 1,50 Meter frei bleiben, sonst kommt das Servicepersonal nicht durch.

Die Reihenfolge, in der ihr setzt

Konflikte zuerst. Wer nicht nebeneinander sitzen darf, wird als Erstes verteilt. Alles andere ordnet sich danach.
Dann die Brauttische. Eltern, Trauzeug:innen, Geschwister. Meist in Sichtweite zu euch.
Dann die Alleinkommenden. Sie brauchen einen Tisch, an dem sie Anschluss finden, nicht den Restplatz.
Zum Schluss die einfachen Gruppen. Freundeskreise und Kolleg:innen sitzen fast von allein.

Und plant einen Reservetisch ein. In den letzten zwei Wochen ändert sich fast immer noch etwas.

Häufige Fragen

Fragen zu Gästen und Sitzplan

01Wie viele Tische brauchen wir für unsere Hochzeit?

Bei runden Tischen sitzen üblicherweise 8 bis 10 Gäste, bei langen Tafeln rechnet man mit etwa 60 bis 70 cm Platz pro Person. Für 80 Gäste braucht ihr also ungefähr 8 bis 10 runde Tische. Plant einen Tisch mehr ein, als die Rechnung ergibt, kurzfristige Umstellungen gibt es fast immer.

02Wann verschickt man die Einladungen zur Hochzeit?

Save-the-Date-Karten 8 bis 12 Monate vorher, die eigentlichen Einladungen 3 bis 4 Monate vor der Hochzeit. Setzt eine RSVP-Frist etwa 6 Wochen vor dem Termin, dann habt ihr noch Zeit für Sitzordnung und die finale Zahl fürs Catering.

03Lohnt sich digitales RSVP?

Ja, vor allem für euch. Eure Gäste antworten über einen QR-Code oder Link, ganz ohne App und ohne Login, und geben dabei direkt Essenswünsche und Allergien an. Ihr müsst niemandem hinterhertelefonieren und habt die finale Zahl fürs Catering automatisch beisammen.

04Wie viele Gäste lädt man zur Hochzeit ein?

Die durchschnittliche Hochzeit in Deutschland hat 60 bis 80 Gäste. Sinnvoller als der Durchschnitt ist die Frage, welche Größe zu eurem Tag passt: Bei bis zu 30 Gästen sprecht ihr mit jedem in Ruhe, ab etwa 80 wird der Tag zu einem Terminplan. Rechnet außerdem mit 10 bis 20 Prozent Absagen.

05Wer darf eine Begleitung mitbringen?

Legt eine Regel fest und wendet sie auf alle an. Üblich und gut vermittelbar: Wer verheiratet, verlobt oder länger als ein Jahr in einer festen Beziehung ist, bekommt eine Begleitung. Schreibt die Namen auf die Einladung statt „und Begleitung“, dann ist die Frage geklärt, bevor sie gestellt wird.

Aus dem Journal