Eure Hochzeitscheckliste.

Die vier Fehler in der Reihenfolge

Fast jede überforderte Hochzeitsplanung scheitert nicht an fehlender Zeit, sondern an der falschen Reihenfolge. Diese vier kommen am häufigsten vor.

1. Location suchen, bevor die Gästezahl steht

Die Location bestimmt, wie viele Menschen passen. Wenn ihr zuerst bucht und danach die Liste schreibt, müsst ihr entweder Leute ausladen oder eine zweite Location suchen. Beides ist unangenehm. Schreibt erst die grobe Gästeliste, dann sucht ihr.

2. Deko planen, bevor die Location steht

Eine Scheune, ein Standesamtsaal und ein Schlossgarten vertragen völlig unterschiedliche Dekokonzepte. Pinterest-Boards vor der Locationbuchung sind Inspiration, keine Planung. Alles, was ihr vorher kauft, passt hinterher mit fünfzig Prozent Wahrscheinlichkeit nicht.

3. Einladungen verschicken, bevor der Ablauf grob steht

Auf der Einladung stehen Uhrzeit und Ort. Wer die verschickt, bevor Trauung, Sektempfang und Essen zeitlich abgestimmt sind, korrigiert später per Nachricht. Das wirkt unruhig und kostet euch Rückfragen.

4. Alles gleichzeitig anfragen

Fünf Fotograf:innen, vier Caterer und drei Bands parallel anzufragen fühlt sich effizient an, produziert aber einen Posteingang, den niemand mehr sortiert. Fragt pro Gewerk drei an, entscheidet, geht weiter.

Was nicht auf die Checkliste gehört

Die meisten Hochzeitschecklisten im Netz haben 200 Punkte und machen damit mehr Druck als Ordnung. Eine gute Liste enthält nur, was eine Entscheidung oder einen Termin auslöst. Streichen könnt ihr:

• Alles, was am Tag selbst passiert. Das gehört in einen Tagesablauf, nicht in die Planungsliste. Sonst steht „Ringe tauschen" zwischen „Catering anzahlen".
• Aufgaben ohne Frist. „Über Flitterwochen nachdenken" wandert von Woche zu Woche mit und erzeugt nur ein schlechtes Gewissen. Setzt entweder ein Datum oder streicht es.
• Aufgaben, die jemand anderes hat. Was die Trauzeug:innen übernehmen, gehört auf deren Liste. Ihr müsst nur wissen, dass es jemand macht.

Wenn ihr weniger als sechs Monate habt

Kurzfristig zu heiraten ist gut machbar, verlangt aber eine andere Reihenfolge. Die Regel lautet: Zuerst alles, was ausgebucht sein kann, danach alles, was ihr jederzeit erledigen könnt.

Was bei kurzem Vorlauf realistisch wegfällt: Samstagstermine in beliebten Locations, maßgefertigte Kleider, gefragte Fotograf:innen in der Hochsaison. Wer flexibel beim Wochentag ist, gleicht das meiste davon wieder aus.

Die letzte Woche

In den sieben Tagen davor geht es nicht mehr um Planung, sondern um Übergabe. Diese Punkte werden am häufigsten vergessen:

• Finale Gästezahl an Catering und Location durchgeben, meist ist die Frist 7 bis 10 Tage vorher
• Eine Telefonliste aller Dienstleister an eine Person geben, die nicht ihr seid
• Trauringe, Ausweise und Stammbuch an einen Ort legen und jemandem sagen, wo
• Restzahlungen und Trinkgelder in beschrifteten Umschlägen vorbereiten
• Ablaufplan an Trauzeug:innen, Fotograf:in, DJ und Location schicken
• Notfalltasche packen: Nadel und Faden, Pflaster, Schmerztablette, Fleckenroller, Powerbank
• Den Tag danach freihalten. Auch wenn es sich gerade unnötig anfühlt.

Und dann: nichts mehr Neues anfangen. Was in der letzten Woche noch nicht entschieden ist, entscheidet ihr entweder in fünf Minuten oder gar nicht.

Wer macht was?

Eine Checkliste hilft nur, wenn hinter jeder Aufgabe ein Name steht. Sonst bleibt am Ende alles bei der Person hängen, die zuerst hinschaut. Die folgende Aufteilung hat sich bewährt, ist aber nur ein Vorschlag.

Der wichtigste Punkt ist der letzte. Wenn am Hochzeitstag jemand mit einer Frage kommt, sollte diese Frage nicht bei euch landen. Benennt eine Person, gebt ihr die Telefonliste und den Ablaufplan, und sagt es allen Dienstleistern vorher.

Checkliste ausdrucken oder digital führen?

Beides hat seine Berechtigung, und die meisten Paare nutzen am Ende beides.

Auf Papier funktioniert gut, wenn ihr die Liste an einem festen Ort habt, gemeinsam draufschaut und das Abhaken genießt. Der Nachteil: Sie ist immer nur so aktuell wie der letzte Ausdruck, und wenn sich das Datum verschiebt, stimmen alle Fristen nicht mehr.

Digital funktioniert gut, wenn ihr zu zweit von verschiedenen Geräten arbeitet und die Fristen sich automatisch mitrechnen sollen. Der Nachteil: Man vergisst leichter hineinzuschauen.

Die Liste oben könnt ihr für beides nutzen. Sie läuft im Browser, rechnet die Fälligkeiten aus eurem Hochzeitsdatum und lässt sich über „Als PDF speichern" jederzeit als Papierversion mit eurem Datum im Kopf ausdrucken. Eure Häkchen bleiben dabei in diesem Browser gespeichert, ohne dass ihr ein Konto anlegen müsst.